Чем заменить «первичку»

Товарная накладная

Зачем нужна: чтобы учесть выручку, покупное имущество и списать расходы.

Можно ли заменить: да.

Вместо товарной накладной расходы подтвердит:

• кассовый чек, полученный при оплате наличными, картой или электронными средствами. В нем должны быть все обязательные для первички реквизиты: название и дата документа, название компании, факт хозяйственной жизни, цена, должности лиц, которые совершили операцию и ответственны за ее оформление;
• товарно-транспортная накладная, если в учетной политике эта форма утверждена как первичка;
• универсальный передаточный документ (УПД);
• бухгалтерская справка, если расходы нужно учесть в бухучете. Для налогового учета такой документ не подходит.

Проводка:

ДЕБЕТ 08 (10, 11, 41) КРЕДИТ 60 (76)
– учтены затраты на имущество.

Акт

Зачем нужен: чтобы учесть в расходах стоимость услуг или работ.

Можно ли заменить: да.

При отсутствии акта об оказании услуг расходы подтвердит

• договор, если в нем указана фиксированная стоимость регулярной услуги. В этом случае можно обойтись без акта вообще;
• товарная накладная, если услуги сопутствующие. Если в накладной на отгрузку указать услуги доставки или погрузки-разгрузки, то составлять акт необязательно;
• кассовый чек, полученный при оплате наличными, картой или электронными средствами;
• счет гостиницы на БСО;
• бухгалтерская справка для бухучета;
• счет на оплату — годится также только для бухучета.

Проводка:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44, 91) КРЕДИТ 60 (76)
– списана в расходы стоимость услуг или работ.

Счет-фактура

Зачем нужен: для вычетов НДС.

Можно ли заменить: в бухучете – нет, в налоговом учете – да, если речь идет о командировках.

При отсутствии счета-фактуры НДС можно учесть в составе:

• стоимости покупки;
• расходов на услуги или работы.

Чтобы получить вычет по НДС, вместо счета-фактуры подойдет:

• УПД, если речь идет о вычетах НДС с реализации;
• ж/д или авиабилет. Сами перевозки не облагаются НДС, а стоимость постельных принадлежностей — да. Поэтому его можно заявить к вычету без счета-фактуры. Главное, чтобы НДС был выделен отдельной строкой;
• счет гостиницы на БСО;
• таможенная декларация при ввозе товаров в РФ.

Проводки:

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 (76)
– выделен НДС в стоимости покупки;
Дебет 08 (10, 11, 20, 23, 25, 26, 41, 91) Кредит 19
– включен НДС в стоимость имущества или в расходы, если контрагент выполнил работы, оказал услуги.

Транспортная накладная

Зачем нужна: чтобы подтвердить расходы на доставку.

Можно ли заменить: в бухгалтерском учете – да, в налоговом – нет.

В бухучете можно отразить затраты на доставку с помощью бухгалтерской справки. В налоговом учете так сделать не получится: товарно-транспортную накладную использовать нельзя.

Расходы на доставку можно подтвердить, если предусмотрен самовывоз со склада или заключен договор с экспедитором. В первом случае рейсы можно регистрировать в журнале поездок. Во втором будет достаточно экспедиторской расписки, акта или отчета экспедитора.

Проводки:

ДЕБЕТ 44 (91) КРЕДИТ 60 (76)
– стоимость доставки включена в расходы продавца;
ДЕБЕТ 08 (10, 11, 41) КРЕДИТ 60 (76)
– расходы покупателя на доставку включены в стоимость основных средств, молодняка животных, сырья, материалов, товаров.

Кассовый чек

Зачем нужен: для учета расходов при закупках через подотчетников.

Можно ли заменить: в бухучете – да, в налоговом учете – да, но только при командировках и оплате картой.

Если потерялся кассовый чек, расходы подтвердят:

• бухгалтерская справка;
• на закупку — слип, квитанция электронного терминала при оплате картой;
• на проезд — маршрут/квитанция электронного билета, посадочный талон со штампом досмотра;
• на проживание — БСО, например, счет гостиницы.

Проводки:

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 71
– учтены расходы на покупку основных средств;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
– учтены расходы на приобретение материалов;
ДЕБЕТ 11 КРЕДИТ 71
– учтены расходы на покупку молодняка животных;
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 71
– учтены расходы на покупку товаров;
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44, 91) КРЕДИТ 71
– признаны расходы на проезд, проживание, суточные, а также на оплату услуг контрагентов.

Как получать первичку в срок

• Установите график документооборота с реальными сроками передачи первички в бухгалтерию. Утвердите изменения приказом и ознакомьте с ним работников под подпись.
• Пропишите в должностных инструкциях сотрудников обязанность сдавать первичку в бухгалтерию по графику.
• Добавьте в положение о премировании дополнительное условие – соблюдение сроков передачи документов в бухгалтерию.
• В договорах с контрагентами указывайте сроки передачи документов и штрафы за опоздание.