Электронный чек — это цифровой аналог бумажного кассового чека, который направляется покупателю в виде PDF-документа, ссылки или изображения в виде QR-кода. Он наделён такой же юридической значимостью, как и бумажный, и по нему можно сделать возврат или оформить налоговый вычет.
Сейчас всё больше компаний отказываются от бумажных чеков в пользу электронных. Разберём отличия электронных чеков, как на них перейти и что для этого нужно.
Различия между электронной и бумажной версиями чека
И бумажный, и электронный чеки несут одну и ту же информацию о совершенной покупке (наименование товаров, количество, цена и сумма покупки и т. д.), но у них всё же имеются различия.
1. Выдача чека. Бумажный чек выдаётся вне зависимости от ситуации, а электронный только, если покупатель даст на это согласие и свои персональные данные для его отправки.
2. Данные покупателя. Для печати бумажного чека не требуется запрашивать номер телефона или email адрес покупателя, в отличие от электронного.
3. Практичность. Бумажный документ недолговечен: он может быть испорчен механическим воздействием или на нём выцветут чернила. А электронная версия доступна в любой момент, хранится на смартфоне и в приложении ФНС «Мои чеки онлайн».
На бумажном чеке теперь печатают QR-код. Отсканировав его камерой мобильного в приложении ФНС, можно получить доступ к электронному аналогу.4. Срок выдачи. Бумажный чек выдаётся сразу после покупки, а электронный направляется не позднее следующего после оплаты рабочего дня (в соответствии с 192-ФЗ). В случае интернет-покупки — в момент, когда покупатель получает посылку от курьера или почтового оператора.
5. Реквизиты. Количество реквизитов зависит от формы отправки. Статьёй 4.7 54-ФЗ установлено более 20 реквизитов для бумажного чека.
Для электронного чека, направляемого по SMS, только регистрационный номер ККТ, сумма, дата и время расчёта, фискальный признак документа и ссылка информационного ресурса, по которому покупатель может бесплатно получить чек.
Если электронный чек направляется по email, то перечень реквизитов будет, как в бумажном. Полный список можно посмотреть в ст. 4.7 закона № 54-ФЗ.
Если продавец не указал в чеке контактные данные клиента (абонентский номер либо адрес электронной почты), то это нарушение требований к электронному кассовому чеку. Согласно п. 4 ст. 14.5 КоАП полагается штраф в размере:
- для должностного лица — от 1,5 тысяч до 3 тысяч рублей;
- для организации — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей.
Когда можно не выдавать бумажный кассовый чек
Бумажный фискальный документ можно не выдавать только в одном случае — если покупатель добровольно отказался от бумажного чека и изъявил желание получить его в электронном виде. При этом согласно п. 3 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ, покупатель должен сам предоставить продавцу свои персональные данные (номер мобильного телефона или адрес своей электронной почты), сообщив их до момента расчёта.
Во всех остальных случаях пользователь ККТ обязан выдавать чеки на бумажном носителе. Поэтому, если кассир хочет немного сэкономить на бумаге, он может лишь предложить клиенту электронный вариант и запросить его персональные данные для передачи.
Электронный чек для интернет-магазинов
При осуществлении расчётов все интернет-магазины обязаны выдавать чеки, как бумажные, так и электронные. А какой чек когда выдавать — зависит от ситуации.
При безналичной оплате и без прямого взаимодействия с покупателем пользователи ККТ могут направить электронный чек на мобильный номер или адрес электронной почты, которые предоставил покупатель при оформлении заказа. Направить его нужно не позднее следующего после оплаты рабочего дня, а при передаче заказа курьером магазина — не позднее момента получения товара.
Распечатать чек заранее нельзя, это нарушение ст. 2, 4 и 5 № 54-ФЗ. Поэтому время оплаты должно совпадать со временем печати чека, отклонение по времени не должно превышать 5 минут.Если интернет-магазин использует услуги курьерской службы, то выдавать чеки покупателю должны курьеры этой службы. Потом служба доставки переведёт полученные денежные средства интернет-магазину. При таком способе отправки денег (безналичный расчёт между двумя юрлицами) применение кассы и выдача чека не требуется.
При использовании интернет-магазином платёжного агента (например, Почта России) выдавать чек должны сотрудники почты, так как расчёты с клиентами производят непосредственно они.
Подготовка к отправке электронных чеков
Отправлять кассовые чеки в электронной форме возможно только при наличии соответствующей техники с поддержкой такого функционала. Помимо этого, касса должна соответствовать всем требованиям законодательства и входить в реестр ККТ, одобренный Федеральной налоговой службой.
Если не знаете, где найти соответствующую технику, то вам в интернет-магазин «Астрал ККТ». Специалисты проконсультируют по каждой модели, помогут с выбором и установкой.Помимо необходимой ККТ, нужно заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД), который может не только передавать данные о платёжных операциях в ФНС, но и направлять клиентам электронные чеки по SMS и еmail.
Не получится работать с электронными чеками предпринимателям в отдалённых от сетей связи местностях, а также на территориях военных объектов, объектов органов федеральной службы безопасности, органов государственной охраны, органов внешней разведки. Согласно п. 7 ст. 2 № 54-ФЗ, в таких случаях разрешается применение ККТ в автономном режиме без подключения к интернету и ОФД.
Вести продажи по всем требованиям 54-ФЗ, мониторить работу торговых точек, аналитику фискальных данных и отправлять чеки по SMS и еmail со статусом доставки поможет сервис Астрал.ОФД. Выберите свой подходящий тариф-пакет.Переход от бумаги в электронный формат
Перейти на безбумажную отправку чеков несложно. Сложность возникает при сборе информационных данных от клиентов. В крупных сетевых магазинах могут собираться длинные очереди, если у каждого покупателя брать контакты для отправки. Поэтому, чтобы предотвратить толпу из покупателей, заполняющих анкетные данные, имеется несколько способов решения по сбору данных.
Например, через карты лояльности. Покупатели, регистрируя свою карту, могут выбрать электронный способ получения чека, указать свою электронную почту или номер телефона. И получать чеки на указанные данные. Можно проделать то же самое, если имеется приложение магазина. Клиент ставит галочку, что согласен получать электронные чеки этого магазина, и указывает свои данные в приложении.
Во всех случаях собирается база данных с контактами клиентов, что упрощает и сокращает время на отправку чека. Предприниматели смогут оптимизировать расходы на чековую ленту и обслуживание касс, собрать базу клиентов для отправки рекламных предложений и проведения акций.
Не стоит совсем забывать о кассовой ленте и бумажных чеках. В случае отключения интернета или отказа клиента от электронного чека нужно будет работать автономно и выдавать печатные чеки.Штрафы за нарушения при отправке электронных чеков
При непредоставлении электронного чека покупателю по какой-либо причине (не вовремя, забыли отправить) налоговая инспекция будет штрафовать нарушителей согласно п. 6 ст. 14.5 КоАП в размере:
- 2 000 рублей — для должностных лиц и ИП;
- 10 000 рублей — для организаций.