Как вести электронный документооборот
Ноябрьский закон дал возможность работодателем использовать систему «Работа в России» для ведения электронного кадрового документооборота. Также в документе сказано, что можно использовать другую информационную систему.
В связи с выходом закона возникли два вопроса: можно ли использовать простую электронную подпись и, если можно, то для каких документов. Развёрнутые ответы на них дали на сайте Онлайнинспекция.рф. Мы же расскажем об этом короче и понятнее.Вы можете использовать систему электронного документооборота «Астрал.ЭДО» для работы с кадровыми документами. Подойдут и другие системы, которые обеспечат хранение электронных документов, а также фиксацию сторонами трудовых отношений.
Какая электронная подпись нужна
Для начала кратко расскажем о видах электронной подписи.
Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы обеспечить юридическую значимость документам, с которыми вы работаете в системе. Она создаётся с помощью криптографии и обладает высоким уровнем защиты, что позволяет использовать в качестве аналога рукописной подписи.
Индивидуальные предприниматели и руководители юридических лиц получают квалифицированную подпись в УЦ ФНС, физические лица и сотрудники организаций — в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Неквалифицированная электронная подпись в основном используется во внутреннем и внешнем документообороте. С её помощью можно идентифицировать подписанта, но такую подпись нельзя использовать для торгов, работы на госпорталах, отправке отчётности.
Простая подпись чаще всего является комбинацией логина и пароля, поэтому уровень защиты её гораздо ниже, чем у квалифицированной. Обычно такую подпись используют для авторизации на разных ресурсах.
Можно ли использовать простую подпись
Согласно разъяснениям Роструда, использовать простую подпись можно, но в ограниченном количестве случаев, например, для:
- оформления отпусков и формирования графика отпусков;
- командировки (согласование, приказ о направлении и тому подобное);
- привлечения к дополнительной работе в выходные и праздничные дни;
- согласия на обработку личных данных;
- выплат (расчётные листы, матпомощь) и других.
С помощью простой подписи такие документы могут подписывать только сотрудники организации.
В каком случае нужна квалифицированная электронная подписьВажно упомянуть, что такие правила должны быть установлены соглашением сторон трудового договора.
Чтобы использовать квалифицированную подпись, никакие локальные нормативные акты не нужны, потому что она изначально обладает необходимыми качествами. С её помощью подписывают следующие кадровые документы:
- трудовой договор;
- договор о материальной ответственности;
- ученический договор;
- договор на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы;
- согласие на перевод;
- заявление об увольнении;
- отзыв заявления об увольнении;
- ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора;
- приказ о применении дисциплинарного взыскания.
Также для подписания этих документов может быть использована и неквалифицированная электронная подпись, если порядок её проверки определён соглашением сторон трудового договора.
Оформить квалифицированную подпись на сотрудника просто: обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр. С помощью «Астрал-ЭТ» вы сможете не только подписывать кадровые документы, но и участвовать в торгах, работать на государственных порталах и отправлять электронную отчётность.