Что такое простая электронная подпись
Основные понятия и правовое поле электронных подписей регулирует 63-ФЗ. Согласно Федеральному закону, простая электронная подпись (ПЭП) — это уникальная последовательность символов. Она не имеет физического носителя, формируется пользователем или генерируется информационной системой. Для ПЭП используются логины, коды, пароли и иные средства, подтверждающие факт создания.
Виды простой электронной подписи
Существует два вида простой электронной подписи. Рассмотрим, в чём их основные отличия.
В первом случае ПЭП присоединяется к электронному документу. Набор цифровых сведений генерируется и прикрепляется к файлу по команде пользователя. Используется в текстовых редакторах для подтверждения авторства.
Во втором — создаётся с помощью средств прохождения авторизации в информационной системе. Необходима для авторизации пользователей на сайтах, порталах и иных электронных площадках. Состоит из комбинации логина, пароля или кода, которых отправляют на номер телефона абонента с помощью СМС-сообщения.
Где используется простая электронная подпись
Пользователь использует ПЭП на государственных и коммерческих интернет площадках. Схема работы с электронной подписью примерно одинаковая. Для авторизации и идентификации на сайте или приложении, пользователь вводит свой логин и пароль. Например, на сайте ФНС для входа в «Личный кабинет налогоплательщика». Связка логина и пароля используется только входа на портал. Подписывать налоговую отчётность ПЭП нельзя. Также данный способ используется на различных информационных форумах, что даёт пользователю право оставлять комментарии или открывает доступ к дополнительным функциям.
Помимо логина и пароля, существует код подтверждения, который тоже может являться частью простой электронной подписи. Последовательность символов всегда различная и генерируется системой. Одноразовый код отправляется пользователю в СМС-сообщении на номер телефона, который был указан при регистрации. Пользователь вводит полученные символы в специальном поле или диктует оператору. Таким образом подтверждается вход на портал или иное действие, например:
- на Почте России получают посылку без предъявления паспорта;
- в банковских приложениях или соцсетях — подтверждается личность при смене пароля;
- в торговых сетях происходит списание бонусов.
Также простая электронная подпись подойдёт для внутреннего документооборота в компании. Ей подписывают файлы, не выходящие за рамки правового поля, указанные в ст.9 63-ФЗ. Использование ПЭП утверждают приказом директора, где и прописаны правила применения.
Как оформить простую электронную подпись
Пользователь может оформить простую электронную подпись при регистрации на сайте, в приложении или портале, где планирует её использовать. Достаточно придумать логин, пароль, в некоторых случаях предлагаются сгенерированные системой символы, и заполнить дополнительную информацию. Услуга предоставляется бесплатно.
Юридическая значимость ПЭП
Чтобы ПЭП наделяла электронные документы юридической значимостью, требуется дополнительное соглашение между участниками ЭДО. Данный вид подписи не гарантирует неизменность документа с момента подписания. В большинстве случаях не подойдёт для использования индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам. Также ПЭП нельзя подписывать документы, относящиеся к государственной тайне.
Для обмена документами с контрагентами без дополнительных соглашений и сдачи отчётности в контролирующие органы необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). КЭП придаёт документам юридическую значимость и является аналогом рукописной подписи. КЭП отличается от ПЭП более сложной технической составляющей и надёжным способом шифрования.
Где получить КЭП
Выдавать квалифицированную электронную подпись могут только аккредитованные удостоверяющие центры. Казначейство РФ предоставляет подписи работникам бюджетных учреждений, УЦ ФНС и её доверенные лица — индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам. Для получения необходимо составить пакет документов и прийти в отделение ведомства. Все клиенты обслуживаются в порядке очереди.
Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».Сотрудники коммерческих компаний подписывают электронные документы и действуют от имени организации с КЭП работника ИП или юрлица. Её получают в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы Минцифры.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физлиц и работников ЮЛ/ИП — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.Важно! Электронные подписи работников ИП и юрлиц будет запрещено использовать с 1 января 2023 года. После этого доверенным лицам понадобится машиночитаемая доверенность. Работать с КЭП по старой схеме разрешено до 31 декабря 2022 года, в рамках переходного периода.