Электронный документооборот (ЭДО) – это способ обмена документами в цифровом виде между контрагентами с помощью интернет-сети, регулируется нормативно-правовыми документами и имеет юридическую силу.
ЭДО компаний с поставщиками расширяется. Минфин в своём приказе РФ от 05.02.2021 № 14н утвердил порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
В статье расскажем о взаимодействии компаний с поставщиками через ЭДО, о преимуществах такого обмена и о том, как перейти на электронный документооборот.
Преимущества обмена с поставщиками по ЭДО
Обмен документами является основополагающей частью работы заказчика и поставщика. Поставщик получает счета-оферты от электронных торговых площадок (ЭТП) и отправляет заказчику акты о приёмке товара.
Подготовка и оформление бумажной документации занимает достаточно времени и средств, так как для начала счёт или акт составляется вручную, распечатывается, потом подписывается должностными лицами, ставится печать. Затем документ нужно отправить курьером или почтой, а доставка может отнять не один день.
Обмен электронными документами в специальной системе решает сразу несколько задач:
- Скорость. Мгновенная отправка пакета документов оператором электронного документооборота (ЭДО). Документы не застрянут и не затеряются где-то в пути или среди бумаг на рабочем столе.
- Безопасность. Система гарантирует защиту файлов от перехвата, их невредимость при передаче.
- Сохранность данных. В документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) и переданный по телекоммуникационным каналам связи, нельзя добавить или исправить информацию (приписать цифры или удалить важный фрагмент).
- Юридическая значимость. Цифровые документы с КЭП в соответствии с п.1 ст. 6 закона 63-ФЗ имеют такую же юридическую силу, как и бумажные с собственноручной подписью и печатью.
- Удобное хранение и работа с архивом. Вся документация автоматически сохраняется на серверах оператора ЭДО, её не нужно дублировать в бумажном виде. Вся информация структурирована, что позволяет в любой момент легко найти и посмотреть необходимую документацию.
- Экономия средств на печать и покупку бумаги, канцелярских принадлежностей.
- Неформализованный оборот. Документы, которые могут быть созданы и отправлены в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. (например, рисунки или чертежи).
- Передача данных в контролирующие органы. Все сведения о маркированном товаре в систему «Честный ЗНАК» передаются через оператора ЭДО (система сверяет коды, исключает расхождения и отправляет данные в систему мониторинга).
Что нужно для ЭДО с поставщиками
Система электронного документооборота позволяет быстро и безопасно обмениваться с поставщиками счетами-фактурами, актами, накладными, универсальными передаточными документами (УПД) и другими. Организовать цифровой оборот документации в сфере закупок – значит обеспечить гарантию исполнения контракта и достоверность предоставляемых данных.
Для подключения к ЭДО необходимо для начала выбрать оператора. Оператор документооборота – это компания, которая обеспечивает сервис по технологическому обмену документами. Для сотрудничества и дальнейшего подключения к системе оператора заключается договор.
Если ещё нет электронной подписи – нужно получить её в удостоверяющем центре. Именно УКЭП, согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», придаёт договорам, актам, соглашениям, отчётности и другим документам юридическую силу. В УЦ компании «Калуга-Астрал» подпись выдают за один рабочий день. Она обладает максимальной защитой и не требует заключения дополнительных соглашений между контрагентами.
Затем необходимо обратиться к оператору для помощи с настройкой системы, обучением сотрудников и регистрацией пользователей.
Оператор ЭДО АО «Калуга Астрал» предлагает современные решения для обмена электронными документами с поставщиками: «Астрал.ЭДО» и «1С-ЭДО». Любой из сервисов позволяет вести взаимодействие с контрагентами и контролирующими органами, соблюдая законодательство. Круглосуточная служба поддержки поможет клиентам на всех этапах обслуживания: от запуска системы и подключения контрагентов до обмена документами и отправки отчётов в государственные органы.Как проводить обмен, если у поставщиков нет ЭДО
Взаимодействие по электронным документам может происходить только в том случае, если обе стороны пользуются ЭДО. В случае если поставщик им не пользуется, то можно предложить ему перейти на цифровой документооборот, так как необходимые документы передаются только в электронном виде.
Согласно порядку обмена, утверждённому Приказом Минфина от 10.11.2015 № 174Н, электронный счёт-фактура передаётся только через оператора электронного документооборота. ФНС выпустила приказ от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, где также утвердила формат электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда.Поставщику необходимо подать заявку на подключение. Далее имеется возможность приглашения к электронному обмену через интерфейс сервисов. После принятия приглашения можно обмениваться цифровыми данными с компанией.
Как узнать, каким оператором ЭДО пользуется поставщик
Можно проверить, пользуется ли сервисом контрагент. Для этого в программе «Астрал.ЭДО» или «1С-ЭДО» необходимо перейти в раздел Контрагенты, нажать кнопку Добавить контрагента и ввести наименование компании или её ИНН.
Если у организации процесс документооборота переведён в электронный вид, то можно проверить идентификатор участника ЭДО. О том, как это сделать, читайте в нашей статье.
Идентификационный номер у всех разный и по нему можно определить оператора. Например, у пользователей «Калуга Астрал» он начинается с 2АЕ, у других — 2BM, 2АН и т. д.
Что делать, если у поставщика другой оператор ЭДО
Компании могут работать с разными операторами систем документооборота. Для бесперебойной поставки электронных документов нужно использовать роуминг. Он необходим для создания единой сети передачи документов между компаниями, которые подключены к другим операторам ЭДО.
Подробнее о роуминге можно узнать из статьи.
Пользователям системы «Калуга Астрал» доступен роуминг с большинством операторов. На сайте представлен список систем, с которыми настроен автоматический роуминг.