Электронная транспортная накладная: что это и зачем она нужна

Зачем нужны электронные транспортные накладные

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – аналог бумажной транспортной накладной. Это документ, который подтверждает факт перевозки груза на автомобиле. С помощью электронной транспортной накладной подтверждаются заключение договора на транспортные услуги и расходы на услуги логистических организаций.

Электронную транспортную накладную не нужно оформлять в двух случаях:

• если товар доставляет сам продавец без привлечения перевозчика, стоимость доставки в договоре включена в стоимость продукции, а товар передан в собственность покупателю на складе грузополучателя;

• если покупатель перевозит товар собственным транспортом.

Во всех остальных случаях накладная необходима.

Преимущества электронной транспортной накладной для бизнеса:

• ЭТрН нельзя потерять и не передать контрагенту.

• Быстрый обмен данными позволяет быстрее проводить взаиморасчёты.

• Сокращаются затраты на хранение и пересылку документов.

• Участники быстрее обмениваются документами, а процесс перевозок становится более прозрачным для всех участников.

Как обмениваться электронными транспортными накладными

В обмене электронными транспортными накладными, помимо продавца, покупателя и перевозчика, участвуют оператор ИС ЭПД и ГИС ЭПД – государственная информационная система электронных перевозочных документов. В ней хранятся ЭТрН и другие электронные перевозочные документы, а также содержащиеся в них сведения.

Взаимодействие между участником перевозки, оператором ИС ЭПД и ГИС ЭПД организовано следующим образом.

Участник перевозки вносит данные со своей стороны, подписывает соответствующий титул и направляет документ контрагентам через оператора ИС ЭПД.

Оператор проверяет:

• соответствие электронного документа установленному XML-формату,

• уникальность идентификатора,

• действительность УКЭП, которой подписан документ.

При наличии ошибок оператор сообщает о них отправителю, который, в свою очередь, формирует и отправляет новый документ. Если документ создан без ошибок, оператор ИС ЭПД передаёт его в ГИС ЭПД и отслеживает статус обработки документа.

ГИС ЭПД также проверяет документ и сверяет данные с информацией, полученной от других участников этого документооборота. Если обнаружены расхождения, оператор ИС ЭПД сообщает о них отправителю документа.

Затем оператор ИС ЭПД направляет ЭПД участникам документооборота.

Как выглядит электронная транспортная накладная

Транспортная накладная состоит из восьми файлов обмена (титулов):

• четырёх обязательных, которые формируют базовый сценарий: погрузку и выгрузку;

• двух дополнительных, которые заполняются, когда происходит переадресация, смена водителя и/или транспортного средства;

• двух опциональных, которые грузоотправитель и перевозчик заполняют, если хотят использовать документ в качестве первичного учётного. Тогда не придётся дополнительно заполнять УПД.

Формат электронной транспортной накладной был утверждён постановлением Правительства от 21 мая 2022 года № 931.

В таблице наглядно представлено, какие сведения включает тот или иной титул, на каком этапе оформляется и кем подписывается.

То, какие титулы нужно заполнять в транспортной накладной ЭТрН, зависит от сценария грузоперевозки. Самый простой сценарий: грузоотправитель передаёт товар перевозчику, водитель доставляет его по указанному адресу, грузополучатель принимает весь товар и завершает документооборот. При этом заполняются только обязательные титулы ЭТрН.

При других сценариях, например, если меняется водитель или автомобиль, если грузополучатель принимает товар частично, заполняются соответствующие дополнительные титулы.

Кто обязан применять электронную транспортную накладную

На сегодняшний день оформлять электронную транспортную накладную вместо бумажной можно по желанию.

В 2024 году Минтранс планирует начать переход к использованию ЭТрН в обязательном порядке – будет вводиться отраслевой императив. Он коснётся в первую очередь бюджетной сферы, но частным компаниям, которые участвуют в грузоперевозках, также рекомендуется начать переход на ЭПД заранее.

Как начать переход на электронные транспортные накладные

1. Приобрести КЭП для сотрудников, которые будут отвечать за отгрузку и приёмку.

2. Подключиться к оператору ИС ЭПД. Компания «Калуга Астрал» первой прошла все сценарии тестирования, предложенные Минтрансом для проверки готовности к обмену ЭПД в своих сервисах, и 16 сентября 2022 года стала аккредитованным оператором ИС ЭПД.

Пользователи программных продуктов 1С могут подключиться к сервису 1С-ЭПД, а пользователи других информационных систем могут указать название ИС и использовать API для интеграции.

1. Заключить соглашения об обмене электронными документами. Их нужно два: первое – между грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем, второе – между транспортной компанией и водителем.

2. Проверить наличие необходимой техники. У водителей должны быть смартфоны или планшеты, чтобы они могли показать QR-код инспектору ГИБДД на дороге, на складах – компьютеры с доступом к программе оператора ИС ЭПД.

В автомобильных грузоперевозках ключевая система – ГИС ЭПД. Подключиться к ней можно только через оператора ИС ЭПД.

При этом через ГИС ЭПД можно обмениваться только электронными перевозочными документами: ЭТрН, заказ-нарядами, сопроводительными ведомостями. Для того чтобы отправить контрагенту сопутствующие документы – договор, счёт-фактуру, УПД, – необходим сервис ЭДО, например, 1С-ЭДО.

«Калуга Астрал» – аккредитованный Минтрансом оператор ИС ЭПД. Мы предлагаем удобные решения, которые позволяют не только передавать транспортные накладные по ЭДО, но и вести сопутствующий документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.