Электронные перевозочные документы. Станет ли обязательным ЭДО в логистике?

Кому можно (и нужно) «оцифровываться»

Транспортным, экспедиторским, логистическим компаниям, крупным грузоотправителям и получателям — одним словом, всем участникам грузоперевозок, которые выставляют клиентам соответствующие документы, а именно:

• транспортные накладные;
• сопроводительные ведомости;
• заказ-наряды.

Итоги эксперимента по применению цифровых документов при грузоперевозке, который проводился с 1 по 30 октября 2020 г., остались не озвученными, но в Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта внесены соответствующие изменения, в частности, ст. 18.1 «Электронные перевозочные документы» (ред. Федерального закона от 02.07.2021 № 336-ФЗ).

Также с 1 января 2022 г. применяется Раздел VIII «Организация документооборота электронных перевозочных документов» Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).

Какие документы переводятся в цифровой вид?

С 1 января 2022 г. вводятся в действие электронные транспортные накладные (ЭТрН), заказ-наряды (ЭЗН) и сопроводительные ведомости (ЭСВ).

Эти документы будут оформлять движение товаров и поступать в государственную информационную систему ГИC ЭПД.

Форматы их утверждены приказом ФНС России от 9 декабря 2021 г. № ЕД-7-26/1065@ (рег. в Минюсте России 30 декабря 2021 г. № 66731). Реквизиты новых документов совпадают с традиционными, порядок оформления которых устанавливают Правила перевозок грузов.

ЭТрН выполняет функции транспортной накладной и товарораспорядительного документа (при договоре перевозки), или же путевого листа и товарораспорядительного документа (при перевозке собственными силами).

ЭЗН оформляют при заключении договора фрахтования для систематических перевозок пассажиров и багажа.

ЭСВ оформляют при подаче порожнего или груженого контейнера грузоотправителю, если погрузка или выгрузка производятся путем снятия контейнера с соответствующего ТС.

Для подписания всех этих документов необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), для работы — подключение к ЭДО.

Астрал.ЭДО — это решение перехода на «цифру» в логистике под ключ с упрощенной системой регистрации и моментальным документооборотом. Неиспользованный пакет исходящих документов переносится на следующий период. Все входящие документы — бесплатно. Роуминг без дополнительных настроек, напрямую из личного кабинета.

ГИС ЭПД — это платформа для взаимодействия участников грузоперевозок. Сами участники ничего в нее не выгружают, от них требуется лишь подключиться к ней. Обработку и передачу ЭТрН, ЭЗН и ЭСВ берет на себя оператор ЭДО из списка, утвержденного Минтрансом. Работать с ГИС надо будет примерно так (на примере ЭТрН):

• при отправке груза вы формируете ЭТрН в своей системе учета (например, «1С») или посредством сервисов вашего оператора ЭДО;
• подписываете ЭТрН электронной подписью, указав данные перевозчика, грузополучателя, водителя, а также информацию о грузе, и отправляете в ГИС ЭПД через оператора ЭДО;
• оператор ЭДО выгружает ЭТрН в ГИС ЭПД (формат выгрузки утв. в приложении № 4 к упомянутым Правилам перевозок);
• ГИС ЭПД отправляет ЭТрН получателю груза и перевозчику;
• указанные лица проверяют их, если нет претензий, то подписывают ЭП (кстати, водителю-экспедитору, который непосредственно перевозит груз, также необходима электронная подпись — в противном случае он не сможет подтвердить прием и отгрузку);

Электронная подпись Астрал-ЭТ: Базис для ваших сотрудников

• при получении груза адресат проводит подтверждение приемки в ГИС ЭПД с помощью своей УКЭП;
• ЭТрН с электронной подписью передается в ЭДО отправителю и перевозчику груза.

Плюсы и минусы логистического ЭДО

ЭДО в логистике — без вариантов, — станет обязательным. Поэтому какие бы бы положительные и отрицательные стороны мы не нашли, все равно использовать его придется всем участникам грузоперевозок. И все же озвучим главное.

Основной плюс — это сохранность документов. Все ЭТрН, ЭЗН и ЭСВ хранятся в ГИС ЭПД, откуда их в любое время при необходимости можно извлечь и распечатать, получая юридически значимый документы, со всеми необходимыми реквизитами и подписями. Местонахождение груза фиксируется на всех этапах перевозки.

Из минусов: необходимость провести обучение сотрудников. Нужно научить всех экспедиторов оперировать электронными подписями, а также скорректировать свои бизнес-процессы по взаимодействию с ГИС ЭПД. Сотрудникам на выезде потребуется для передачи данных интернет и современный смартфон. Староверов с кнопочными мобильниками придется переводить на новые телефоны, обеспечивать покупку которых, скорее всего, будет работодатель.