Как согласовывать документы в ЭДО
В системе ЭДО можно оставлять поправки к документу, прикреплять файлы и согласовывать документы. При этом хронология изменений сохраняется — так можно отследить, как редактировался документ.
Все записи ЭДО разделены на папки: «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Архив», «Удалённые». Напротив каждого документа в папке обозначен статус: «Требует согласования», «Требует обработки», «Подписать и отправить». При необходимости администратор может создать другие папки и статусы. Система ЭДО автоматически создаёт протокол перемещений документа, который можно посмотреть онлайн, передать или распечатать.
Схема согласования электронного документа зависит от вида документооборота. Он может быть внутренним и внешним.
При внутреннем ЭДО:
- документы находятся в папке «Входящие»;
- входящую запись открывают и вносят правки;
- после устанавливают новый статус: согласовать, отправить на доработку, отказать;
- затем документ подписывают электронной подписью (ЭП).
Новый статус документа видят все участники системы.
Во внешнем документообороте схема работы такая же, как и во внутреннем, за исключением последнего пункта.
После внесения правок пользователь нажимает кнопку «Подписать и отправить». Сервис ЭДО автоматически проверяет сертификат ЭП, форму и внесённые данные. Если есть ошибки, пользователь получит уведомление. Документ не отправится контрагенту, пока ошибку не исправят.
После подписания документа обеими сторонами данные фиксируются — внести изменения больше не получится. Если документ подписывает только одна сторона — как в случае со счётом-фактурой — запись закрывается, когда её подтвердит получатель.
Отличие электронного от бумажного согласования
При электронном документообороте процесс согласования документа отличается от того же процесса на бумаге.
При согласовании документов вручную процедура включает в себя следующие шаги:
- юрист направляет проект ответственным сотрудникам;
- каждый из них вносит в документ свои правки;
- несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
- новая редакция повторно направляется на согласование;
- процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.
В такой схеме нередко бывают потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени.
В электронном документообороте всё происходит гораздо быстрее. Ответственный сотрудник, прикрепив к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту. Каждому из участников цепочки согласования можно установить срок подписания документа. В сервисе можно отследить статус документа.
Таким образом, избавление компании от бумажной рутины экономит время и увеличивает продуктивность работы, делает процесс согласования удобным и прозрачным для всех участников.
Преимущества электронного согласования
- Совместная работа над документом. Просматривать и редактировать документ могут несколько сотрудников одновременно, без пересылки по электронной почте или передачи из рук в руки бумажных носителей.
- Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей. Администратор устанавливает роли и разрешения в системе. Для каждого документа можно выбрать сотрудников, у которых будет доступ, а также отделы, которые должны согласовать документ перед подписанием.
- Процесс прозрачен, все этапы работы с документом фиксируются. Сохраняется факт работы сотрудника над документом и все внесённые изменения.
- Участники согласования получают уведомления об изменениях.
- Маршрут движения документов гибкий. Может быть как типовым, так и настраиваться под конкретные бизнес-процессы и документы. Например, сотрудник может попросить обсуждение документа, чтобы удостовериться в правильности выполняемой задачи.
- Работать над документом можно удалённо.