Как подключить электронный документооборот: выбор оператора, внедрение и интеграция с 1С

Преимущества перехода на электронный документооборот

Только на первый взгляд между бумажным и электронным документооборотом одна разница — в первом случае документы создаются на бумаге, а во втором — в цифровом виде.

Но если мы начнем рассматривать этот вопрос более детально, то обнаружится, что ЭДО:

• Уменьшает затраты на бумагу, краску для принтера, канцелярские принадлежности, аренду помещения для архива и т. д., если компания у вас большая, то это значительные расходы.
• Сокращает время, которое работники компании тратят на распечатку документов, сшивание, подписание, проставление печатей. Пусть больше времени тратят на клиентов, а не на бумажную рутину.
• Упрощает процедуру и сокращает время на обмен документами между контрагентами. Не нужно гоняться за очередной «Ромашкой», чтобы получить долгожданную накладную или в пятый раз согласовывать счет лично с менеджером.
• Исключает необходимость отправки документов по почте или курьером. Пусть курьер лучше привезет в офис вкусную пиццу — скоро Новый Год, порадуйте сотрудников.
• Упрощает процедуру подписания документов (в системах ЭДО целый пакет документов можно подписать по «одному щелчку мыши»). Не нужно отвлекать директора, преподнося ему на подпись стопку актов для заказчиков, теперь для этого достаточно нескольких кликов.
• Обеспечивает надежную сохранность большого объема документации и быстрый доступ к электронной версии любого документа. Налоговая внедряет в новый вид налогового контроля — налоговый мониторинг, для которого имеет значение прямой доступ налоговиков к документам в электронном виде. И, судя по всему, эта система будет распространяться и охватывать все больше компаний,
• Решает вопрос с отправкой документов в ЕГАИС и систему Честный ЗНАК.

Сложите все плюсы в единую картину, и станет очевидно, насколько электронный документооборот упрощает жизнь современному бизнесу.

Подробнее на тему, почему стоит перейти на ЭДО, читайте здесь.

Итак, в целом возможны два варианта:

1. Обмен электронными документами напрямую с контрагентами.

Можно обойтись без посредников, например, просто отправлять все документы по e-mail поставщикам и клиентам. Однако такой способ взаимодействия требует большой самоорганизации.

Потребуется организовать электронный архив, обеспечивать достаточно места для виртуального хранения, самостоятельно систематизировать, проверять, сохранять документы. В общем, о полной автоматизации процесса речи не идет.

Кроме того, если вы собираетесь передавать таким способом документы, подписанные неквалифицированной подписью, то с каждым из участников нужно подписать соглашение, регламентирующее порядок и условия ЭДО.

2. Обмен через оператора электронного документооборота.

Все функции по электронному документообороту с контрагентами, взаимодействию с госорганами (ЕГАИС, Честный ЗНАК), хранению большого объема документов оператор полностью берет на себя. У таких сервисов уже есть все возможности (правовые, технические, кадровые) для обеспечения обмена ЭДО любого типа.

Для работы с 1С-ЭДО не нужно ничего платить — подключение к сервису бесплатное, входящие документы можно тоже получать бесплатно. Оплачиваются исходящие документы, исходя из количества отправленных пакетов.

Для подписчиков ИТС и пользователей версии ПРОФ доступно 100 пакетов исходящих документов в месяц бесплатно, а для пользователей ТЕХНО — 50 пакетов.

На сайте ФНС РФ есть список организаций, которые официально имеют статус — «оператор электронного документооборота». Перед тем как заключить договор и подключиться к системе, рекомендуем проверить компанию по этому списку, сегодня в него входит всего 78 операторов.

На что следует обратить внимание при выборе оператора ЭДО

1. Интеграция.

Удобно, когда у оператора есть готовое интеграционное решение.

Так, у продукта 1С-ЭДО от Калуга Астрал модуль электронного документооборота уже встроен в систему 1С. Вам не потребуется покупать, устанавливать, настраивать дополнительное ПО или расширения, а также следить за их обновлениями.

2. Удобство использования.

Большое преимущество — когда интерфейс программы интуитивно понятен, тогда пользователю не нужно тратить дополнительное время, чтобы разобраться и освоить ПО.

Обратите внимание, есть ли автоматическое создание документов в учетной системе на основе входящих электронных файлов. Это значительно уменьшает риск ошибок, чем при ручном вводе.

3. Роуминг с другими операторами ЭДО.

Убедитесь, что партнер предоставляет вам бесплатный доступ для отправки и приема документов от контрагентов, которые подключены к другим операторам ЭДО.

4. Безопасность.

Еще один немаловажный критерий, когда речь идет о коммерческой и юридической документации. Данные пользователей и информация из документов должны быть надежно защищены как при передаче, так и при хранении. Серьезные операторы, как правило, проходят независимую экспертизу безопасности своих продуктов.

Как подключить электронный документооборот на своем предприятии

1. Определите потребности вашего бизнеса.

Проследите, какие документами компания пользуется чаще всего, по каким маршрутам проходят внутренние (между сотрудниками) и внешние документы (с контрагентами), какие процессы стоит автоматизировать, на каких участках документооборота часто возникают ошибки. Обычно необходимость ЭДО обнаруживается именно в бухгалтерской «первичке» и других формализованных актах.

2. Обсудите возможность перехода на ЭДО с контрагентами.

Важно, чтобы все участники оборота были подключены к системе. Но не обязательно работать через одного оператора. Как правило, крупные сервисы поддерживают и развивают технологию роуминга.

3. Внесите изменения в учетную политику компании.

В ней должно быть прописано, что организация имеет право составлять и использовать документы в электронном формате, которые подписываются ЭЦП.

4. Выберете оператора ЭДО.

Выше мы рекомендовали, на какие критерии обратить внимание.

5. Выберите продукт у вашего оператора.

Многие современные компании предлагают сразу несколько продуктов для ведения электронного документооборота, которые отличаются по наполнению, возможностям для разных сфер бизнеса, стоимостью и т. д.

Например, Калуга Астрал предлагает своим клиентам сразу два продукта: 1С-ЭДО: сервис для организации электронного документооборота из 1С и Астрал.ЭДО: онлайн-сервис оборота документации с контрагентами, который используется в различных сферах: от общепита и до финансового сектора.

Напомним, что квалифицированная электронная подпись выдается только в Удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию в Минкомсвязи РФ. По этой ссылке вы найдете перечень действующих в 2021-2022 г. УДЦ.

Как правило, операторы ЭДО аккредитованы и на выдачу КЭП. Уточните это у партнера, с которым собираетесь сотрудничать.

7. Определите способ работы с ЭДО.

Возможны два варианта: либо работа будет организована через интерфейс отдельного сервиса (как, например, в Астрал.ЭДО), либо через специальный, встроенный в 1С, программный модуль (1С-ЭДО). Решите сами, какой формат более удобен для вашей компании.

Подведем итог

Для подключения предприятия к системе электронного документооборота необходимо:

• обсудить этот вопрос со своими контрагентами (готовы ли они к такому формату работы);
• выбрать надежного оператора ЭДО из списка, рекомендованного на сайте ФНС, подобрать подходящий для себя программный продукт;
• получить КЭП;
• заключить с оператором договор на обслуживание и начать обмен.

А дальше ответственность за соблюдение сроков отправки документов, сохранность информации, полную автоматизацию процесса несет специализированная организация — оператор ЭДО.