Что входит в понятие «кадровая документация»?
Все организации и предприниматели обязаны вести кадровую документацию по общим правилам, установленным трудовым законодательством. Это значит:
- заключать трудовые договоры с работниками, нанятыми в штат (ст. 56 ТК);
- оформлять трудовые книжки (бумажные или электронные), делать в них записи о приеме, увольнении, переводе сотрудников;
- разрабатывать и утверждать локальные нормативные акты: Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Положение об оплате труда, Положение о премировании и т. д.;
- оформлять и подавать отчеты по форме СЗВ-ТД (ст. 66 ТК);
- вести штатное расписание.
Микропредприятия вправе отказаться от утверждения локальных актов, то тогда все условия и гарантии работников нужно прописать в трудовом договоре.
Полный список документов, которые можно перевести в КЭДО
Оформлять удаленно можно практически все кадровые документы, предусмотренные российским трудовым законодательством:
- трудовой договор;
- коллективный договор;
- соглашение о материальной ответственности;
- ученический договор;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- приказ о приеме сотрудника на работу;
- приказ о применении дисциплинарного взыскания;
- приказ о премировании;
- приказ о переводе сотрудника на другую должность или другую работу;
- приказ о переводе на удаленку;
- приказ на отпуск;
- приказ о простое;
- приказ о временном отстранении от работы;
- приказ о выговоре за прогул;
- соглашения к трудовому договору;
- уведомление об изменении условий трудового договора;
- заявление работника на увольнение по собственному желанию и отзыв данного заявления;
- заявление на отпуск (ежегодный оплачиваемый или без сохранения заработной платы);
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Положение об оплате труда, Положение о премировании и иные ЛНА;
- иные кадровые документы (за исключением тех, на которые прямо указывает ТК).
Итак, работодатель скрепляет указанные документы электронной подписью (ЭП) и по цифровому каналу передает работнику. Работник в свою очередь ставит ЭП об ознакомлении с кадровым документом, подписывает соглашения и договоры, заявления и уведомления и возвращает обратно в компанию.
Электронная платформа для КЭДО может использоваться любая, закон не содержит прямых указаний на этот счет. Компания даже вправе создать ее самостоятельно.
Главное требование – система должна обеспечивать возможность обмениваться дистанционно, подписывать с помощью ЭП и хранить документы, а также фиксировать время и дату их получения (абз. 2 ч. 5 ст. 22.1 ТК). Мы предлагаем изучить функционал облачного сервиса – Астрал iКЭДО. Это надежный продукт от разработчика популярных систем электронного документооборота: 1С-ЭДО и Астрал.ЭДО
Документы, которые нельзя перевести в КЭДО
Поговорим об исключении из общего правила.
Некоторые документы закон требует по-прежнему оформлять на бумаге, чтобы работник имел возможность подписать их лично (ч. 3 ст. 22.1 ТК).
Список небольшой, поэтому запомнить его довольно просто:
- приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
- акт о несчастном случае на производстве;
- документы (листы ознакомления), подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда;
- трудовая книжка (если работник выразил желание вести ее на бумаге).
Может ли работник запросить бумажный документ, если на предприятии используется КЭДО?
Да, в таком случае работодатель должен безвозмездно изготовить дубликат документа на бумажном носителе и заверить его надлежащим образом – подписью уполномоченного лица, скрепленной печатью организации (абз. 2 ч. 11 ст. 22.3 ТК).
Предоставить копию электронного документа нужно в течение трех рабочих дней с момента запроса.
Какая подпись нужна работодателю и работнику для КЭДО?
Есть ряд кадровых документов, надлежащее оформление которых требует наличия:
- усиленной квалифицированной подписи (УКЭП) – для работодателя и
- усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП) – для работника.
К ним относятся:
- Трудовой договор.
- Договор с сотрудником о мат. ответственности.
- Ученический договор.
- Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
- Приказ о дисциплинарном взыскании.
- Уведомление от работодателя об изменении условий трудового договора,
- Согласие работника на перевод на другую работу,
- Заявление об увольнении и отзыве такого заявления.
Т. е. перечисленные документы подписываются более надежным способом (УКЭП и УНЭП), независимо оттого, какая информационная платформа для КЭДО используется.
Для заверения всей прочей кадровой документации достаточно: работнику – простой ЭП, а работодателю – УНЭП (ч. 1, 3 ст. 22.3 ТК).