С каждым годом доля организаций работающих с ЭДО увеличивается многократно. Это связано в первую очередь с тем, что законодательно стали закреплять обязательность его использования, например в случае с оборотом маркированных товаров. Электронная отчетность (а это тоже разновидность ЭДО) уже нужна всем организациям. Попробуем заглянуть в будущее — какие возможности появятся у бизнеса и налоговой инспекции в ближайшие годы и почему ЭДО скоро станет повсеместным.
ФНС будет выпускать ЭЦП сама
С 1 января 2022 года налоговая инспекция планирует сама начать выпускать электронно-цифровые подписи для организаций и ИП. И уже с 01.07.2021 г. планируется оказывать эту услугу для «бесшовного» перехода.
В чем плюсы — вероятность несанкционированного получения подписи третьим лицом станет стремиться к нулю, получение подписи обещает быть бесплатным.
Сама ФНС надеется, что благодаря разработанной Концепции (читай ниже) по ЭДО до 2024 года большая часть компаний будет использовать электронный документооборот во всех сферах деятельности — от работы по обычным хозяйственным операциям до общения со всеми госорганами. Значит буквально всем нужны будут ЭП. Уже сейчас многие услуги как частные лица, так и предприниматели, руководители компаний могут получить через сайт Госуслуг, но часть из них доступна только при наличии ЭП.
Проблемы ЭДО у разных операторовАстрал-ЭТ — надежная и безопасная электронная подпись для участия в торгах, работы с госпорталами и электронного документооборота.
В теории, если у вас заключен договор на ЭДО с одним из операторов, а контрагент работает с другим, то документ, который вы отправляете, без проблем должен дойти до адресата и отправлен обратно. Это называется межоператорский роуминг.
На практике ваш оператор может работать не со всеми операторами ваших контрагентов, поэтому с кем-то из них обменяться документами будет проблематично. Или оператор все настроит, но это займет продолжительное время, а отправлять документы нужно уже здесь и сейчас.
Поэтому приходится подходить к выбору оператора тщательно. Если это крупный участник рынка, то он уже работает с большинством других и значит времени на организацию ЭДО у вас уйдет гораздо меньше.
23 октября 2020 года выпущен Приказ ФНС № ЕД-7-26/775@ «Об утверждении Положения о Реестре доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота». Он устанавливает в том числе критерии, которым должен соответствовать оператор — соискатель на включение в реестр. К примеру:
- Наличие действующих лицензий ФСБ России на разработку, производство, распространение шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств, на оказание услуг в области шифрования и т.д.;
- Наличие и сопровождение программных средств, обеспечивающих в соответствие с нормативными правовыми актами электронный документооборот, включая передачу счет-фактур по установленному формату;
- Установленное взаимодействие с операторами юридически значимого электронного документооборота, в том числе возможность настройки обмена между участниками электронного документооборота через роуминг через приглашение;
- Обеспечение хранения информации о юридически значимом электронном документообороте в составе и в течение срока, установленного для хранения самих документов;
- Обеспечение резервного копирования, обеспечивающее сохранность информации и сведений о юридически значимом электронном документообороте.
Кроме того, ФНС предлагает концепцию внедрения формализованных документов для ЭДО, чтобы обмен происходил проще и быстрее. Например, как это уже работает со счет-фактурами.От оператора требуется наличие инфраструктуры на территории РФ, которая обеспечит бесперебойную круглосуточную работу ЭДО. Т.е. на государственном уровне регулируется работа операторов и требования к ней повышаются.
Маркировка товара
ЭДО нужен и удобен не только для бизнесу, но и государству. Ведь если весь документооборот будет проходить через ЭДО, то контролировать его будет намного проще. Например, как в случае с маркировкой.
В системе маркировки уже продавцы обуви и сигарет, шин и покрышек, меховых изделий и еще ряда товаров, с 1 января 2021 г. обязательная маркировка коснулась одежды и белья. На очереди молочная продукция (старт обязательной маркировки — 1 июля 2021 года). Скоро количество отраслей намного увеличится и к 2024 г. не останется товаров, которые не нужно будет маркировать.
Ранее попытки внедрить маркировку товаров уже предпринимались, но они не опирались на цифровые технологии и были не очень результативны. Теперь её внедрение проходит успешнее.
А бизнес несет немалые расходы на организацию маркировки. Несмотря на то, что граждан убеждают — обязательная маркировка не повлияет на цену товара, это не так. Кроме самих кодов, которые действительно стоят не дорого (50 коп. без НДС за штуку), необходимо еще и правильное оборудование, его обслуживание, техническая поддержка, обновление. Собственными силами тут предприниматели не обойдутся.
Электронные кадровые документыНа данный момент идет эксперимент с ведением кадрового учета в электронном виде. Планировалось, что он завершится 31 марта 2021 года, но срок был продлен до 15 ноября.
Суть его заключается в том, что такие документы как трудовой договор, договор о материальной ответственности и другие кадровые документы подписываются со стороны работника и организации ЭЦП.
Похоже, для физлиц получение электронной подписи похоже тоже станет обыденностью. Во-первых, планируется, что сотрудники будут получать подпись не на компанию, а лично на себя, а для подписания электронных документов им будут выдавать доверенность. Поэтому с одной и той же подписью физлицо сможет подписывать документы у разных организаций.
Во-вторых, как бы не прозвучало избито — удаленка. Она прочно вошла в работу многих компаний, где большая часть сотрудников «офисная», т.е. это не рабочие завода, которые, конечно, на удаленке работать не смогут, а менеджеры, маркетологи, бухгалтеры, юристы, консультанты, дизайнеры, инженеры, проектировщики, сметчики — бесконечный список тех, кто может работать из дома.
Специалист по ЭДООрганизация кадрового учета в ЭДО это уже не фантазии, а будущая реальность.
Вопрос для каждого руководителя — нужен ли для работы с ЭДО отдельный специалист? Какими тратами вообще грозит его внедрение?
На самом деле современные СЭД (системы документооборота) не требуют особых навыков. Поддержка специалиста скорее всего потребуется только на старте, а затем достаточно техподдержки (ее стоимость, как правило, уже включена в тариф на обслуживание).
Для ЭДО-онлайн вообще не требуется особенных знаний. Сервис работает через браузер. Логин, пароль и вы уже в системе. При этом функционал привычным «компьютерным» версиям не уступает.
Астрал.ЭДО — онлайн-сервис для организации ЭДО с контрагентами. Упрощенная система регистрации абонентов — при наличии действующего сертификата ЭП за несколько минут позволяет создать учетную запись.