Какими будут электронные договоры: ФНС подготовила форматы для ЭДО

Новый формат электронных договоров

14 февраля 2022 года ФНС сообщила, что на портале нормативных актов выложен проект приказа «Об утверждении XML формата представления договорного документа в электронной форме».

Новый формат — альтернатива тому варианту, который налоговики представили для общественного обсуждения в ноябре 2021 года — формату PDF-А/3. Этот формат будет содержать xml-часть, содержащую основную информацию из документа для автоматизации передачи сведений.

Формат PDF-А/3 позволит обмениваться документами с контрагентам с разным уровнем цифровизации. Договор в таком формате не требует серьезной автоматизации контрагентов.

ХML формат подойдет компаниям, которые активно применяют ЭДО в работе и используют специализированные решения. Например: предприятиям, которые по требованиям законодательства уже обмениваются с контрагентами счетами-фактурами и УПД через оператора при реализации маркированного или прослеживаемого товара.

Зачем это нужно бизнесу

Постепенный перевод бизнеса на цифровизацию ФНС обрисовала в Концепции развития ЭДО.

Перевод сделок в электронную форму позволит:

• сэкономить время на пересылку бумажной корреспонденции, особенно если контрагенты находятся в разных регионах;
• сократить расходы на канцелярию, средства для печати, а также на оплату почтовых или курьерских услуг;
• освободить административные помещения от бумажных архивов;
• минимизировать риск утраты документов;
• быстро заключать или перезаключать договоры за пару минут, не отходя от компьютера.

Сейчас для обмена договорами в электронном виде компании с каждым контрагентом заключают соглашение, в котором оговаривают:

• условия и порядок электронного документооборота;
• какие документы и в каком формате передаются через сервис;
• какие электронные подписи легитимны;
• какие выбраны операторы ЭДО и т. д.

Единый формат электронного договора повлечет за собой и регламент обмена такими документами и упростит переход на электронный документооборот с контрагентами.

Также ввод единого формата поможет компаниям и ИП постепенно отказаться и от обмена неформализованными документами (скан-образов бумажных договоров, подписанных электронной подписью). Кроме того, из-за различных пользовательских форм электронного договора у клиентов и операторов ЭДО возникают сложности с роумингом между контрагентами. Единый формат решит и эту проблему.

Договоренности будут зафиксированы и любое изменение после подписания документов электронной подписью будет недопустимо, – это обезопасит предпринимателей от недобросовестных заказчиков и исполнителей. А полномочия подписантов будут описаны в машиночитаемой доверенности.

Важно: электронные договоры, как и другие цифровые документы в ЭДО, являются юридически значимыми, приравниваются к оригиналам и могут быть представлены в суде и других инстанциях. Неизменность и сохранность данных обеспечиваются механизмами электронной подписи и криптографической защиты.

Подготовка пояснений на требования налоговиков — неотъемлемая часть работы бухгалтера. Требования могут поступить в рамках камеральных, выездных налоговых проверок. Кроме того, налоговики могут направить запрос вне проверок по сделке с конкретным контрагентом. В свою очередь договоры с контрагентами почти всегда входят в комплект документов, который нужно приложить к пояснениям.

Единый формат электронных договоров позволит бухгалтерам тратить меньше времени и сил для подготовки пакета документации. Еще удобнее, когда договор и сопутствующие первичные документы можно направить в налоговую службу прямо из учетной программы по ТКС.

Линейка продуктов Калуга Астрал поможет вам наладить электронный документооборот с контрагентами и контролирующими службами:

• Астрал Отчет 5.0 — сервис для подачи электронной отчетности и обмена корреспонденцией с ФНС и другими ведомствами;
• Астрал.ЭДО — сервис для электронного документооборота с контрагентами;
• 1С-ЭДО — сервис для организации ЭДО из 1С.