Что такое ЭПД
Электронный перевозочный документ — это оформленный в цифровом виде документ, который используется при перемещении груза от поставщика к заказчику, то есть транспортная накладная и другие сопроводительные документы.
Электронные перевозочные документы необходимо оформлять в XML-формате, утверждённом ФНС. Форматы некоторых документов уже утверждены, остальные находятся в разработке.
Какие формы ЭПД уже разработаны
Сейчас утверждены следующие XML-формы для ЭПД:
- электронная транспортная накладная,
- электронный заказ-наряд,
- электронная сопроводительная ведомость.
С 1 марта 2023 года будут действовать формы договора фрахтования, путевого листа, заказа и заявки.
Кто участвует в обмене ЭПД
В схеме обмена электронными перевозочными документами участвуют грузоотправители, грузополучатели, перевозчики, операторы ЭДО и система ГИС ЭПД.
ГИС ЭПД — единая федеральная информационная система, обеспечивающая формирование, получение, обработку, обмен и хранение электронных перевозочных документов, а также оперативное предоставление этих документов контролирующим органам.Участники обмена не подключаются к ГИС ЭПД напрямую, а передают документы через операторов ЭДО, одобренных Минтрансом.
Как происходит обмен ЭПД по новым правилам
Рассмотрим примерную схему обмена электронными перевозочными документами в соответствии с порядком, утверждённым ПП № 931, на примере электронной транспортной накладной (ЭТрН). Это один из основных документов перевозки, в котором грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия взаимодействия и отражают результаты.
На каждом этапе перевозки участники цепочки подписывают свой титул в ЭТрН.
| Этап | Номер титула | Кто подписывает | Какие сведения включает |
|---|---|---|---|
| Обязательные титулы | |||
| Погрузка | 1 | Грузоотправитель | О сторонах перевозки, условиях договора, сведения о водителе, грузе и сопроводительных документах |
| 2 | Перевозчик | О состоянии груза на его приёме к перевозке | |
| Выгрузка | 3 | Грузополучатель | О приёме товара от перевозчика, состоянии груза |
| 4 | Перевозчик | О сдаче груза получателю | |
| Опциональные титулы | |||
| Фиксация стоимости | 5 | Перевозчик | О финальной стоимости перевозки |
| 6 | Грузоотправитель | ||
| Переадресация | 7 | Перевозчик | Об изменении грузополучателя либо его адреса |
| Эстафета | 8 | Перевозчик | О смене водителя или транспортного средства |
Грузоотправитель создаёт ЭТрН в утверждённом XML-формате в своей учётной системе или веб-сервисе, подписывает её квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет оператору ЭДО. При этом документу присваивается уникальный номер — идентификатор.
Оператор ЭДО проверяет документ на соответствие установленному формату, на уникальность идентификатора, а также проверяет действительность УКЭП, которой подписан документ и сообщает отправителю об обнаруженных ошибках. При наличии ошибок отправителю придётся сформировать и отправить документ заново. Если документ создан без ошибок, оператор ЭДО передаёт его в ГИС ЭПД и отслеживает статус обработки документа.
ГИС ЭПД, в свою очередь, проводит проверку документа и сверяет данные с информацией, полученной от других участников этого документооборота. Если обнаружены расхождения, оператор ЭДО сообщает о них отправителю документа.
Затем оператор ЭДО направляет документ перевозчику и получателю груза.
Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает приём груза простой электронной подписью (ПЭП). Представитель перевозчика получает в сервисе оператора ЭДО информацию от водителя и подписывает электронную накладную КЭП.
Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП.
Водитель подтверждает передачу груза ПЭП. Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.
При этом в ГИС ЭПД фиксируется каждое подписание документа КЭП со стороны участников перевозки.
Подписание ЭТрН при простом сценарии перевозки
Подписание ЭТрН при опциональных титулах
Что нужно участникам грузоперевозок для обмена ЭПД
Подписывать ЭПД необходимо электронной подписью. Почти всем участникам обмена для этого нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП), водителям достаточно простой ЭП или неквалифицированной (НЭП).
Кроме того, через операторов и ГИС ЭПД можно обмениваться только электронными перевозочными документами. Обмен с контрагентами счетами-фактурами, УПД и другой первичкой возможен только через сервис ЭДО.
«Калуга Астрал» предлагает готовое решение, которое объединяет эти функции. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы. Наше решение поддерживает все утверждённые ФНС форматы ЭПД и визуализацию всех видов документов, а также интегрируется с учётными системами для бесшовной работы с электронными документами.Закажите консультацию, и наши специалисты расскажут, как внедрить транспортный ЭДО в вашей компании, какие выгоды и сложности возможны при подключении к ИС ЭПД.
ГК «Астрал» представляет сервисы
для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД)
1С-ЭПД
Решение работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учетную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами.
Узнать подробней
Платформа ЭПД
Интеграционное решение встраивается в информационные системы Заказчиков для бесшовной работы с электронными документами.