Одна из проблем обмена электронными документами — приведение их к стандарту. Например, акт на услуги у каждого может быть свой — как отправить его контрагенту, чтобы тот открыл его в неискаженном виде? Да и загружать в 1С стандартные документы проще. Для некоторых форм стандарт уже существует, для других разрабатывается. Бюджетные учреждения, которые активно переходят на работу с ЭДО, уже обязаны использовать документы в установленном формате. Но и коммерческие организации ждет то же самое.
Что касается законодательства по электронному документообороту, то оно выглядит сильно разбросанным по разным нормативным актам, например:
- статьи 160 (п. 2) и 434 (п. 2) ГК РФ разрешают подпись и оформление документов в электронном виде;
- в статье 169 НК РФ дается право использования электронных счет-фактур, составленных по определенному формату, если стороны сделки договорились об электронном обмене документами;
- подать документы в арбитраж тоже можно в электронном виде (п. 3 статьи 75 АПК РФ). Причем как, например, какие-то заявления, так и документы-доказательства (суд обычно просит предоставить еще и печатную форму документа для ознакомления);
- самый главный бухгалтерский закон 402-ФЗ в п. 5, 6, 8 статьи 9 также предоставляет право использования в работе электронных первичных документов;
- для электронной подписи вообще существует отдельный Федеральный закон — № 63-ФЗ.
Это только часть, остальное нужно искать как в федеральном законодательстве, так и в отдельных постановлениях и приказах, отраслевых документах. ФНС также регулярно дает разъяснения и инструкции по работе с электронными документами.
Бюджетные учреждения руководствуются своими законами, так 48-ФЗ от 31 июля 2020 г. (еще не вступил в силу) регулирует в т. ч. и обмен электронными документами в рамках контроля.
В 2021 году ЭДО стал для многих обязательным:
- Маркировка. Обмен документами по маркированным товарам производится через систему ЭДО.
- Прослеживаемость товаров — только электронные счета-фактуры для них по новой форме с 1 июля 2021 года.
- Электронная отчетность (это тоже ЭДО, просто осуществляемый с госорганами) — обязательная бухгалтерская электронная отчетность с 2020 года, обязательная отчетность для отдельных юрлиц и ИП (при превышении, например, определенной среднесписочной численности сотрудников).
- ЭДО в закупках — с 1 апреля 2021 года обмениваться документами стороны-участники госторгов должны в электронном виде.
Продолжается проведение эксперимента по внедрению электронного кадрового документооборота. Сейчас уже на рассмотрении изменения в Приказ Минтруда № 240н от 14.05.2020, которые должны дать возможность еще одному потоку желающих присоединиться к эксперименту до 31 июля 2021 года, а его срок уже продлен до 15 ноября.
Все это говорит о том, что поздно быть страусом и прятать голову в песок — ЭДО все равно плавно распространиться на всех. Те, кто раньше начнет с ним работать, получат преимущество перед теми, кто отложит внедрение до последнего момента.
Подключите Астрал.ЭДО или 1С ЭДО для обмена документами с контрагентами — начните трансформацию своего бизнеса уже сейчас.
Стандарты и форматы электронных документов
Они устанавливаются например международными стандартами — ISO 22310:2006 и ISO 15489-1:2001. Национальными, например — ГОСТ Р ИСО 22310-2009 СИБИД и ГОСТ Р ИСО
Форматы некоторых документов, утвержденные приказами ФНС России можно посмотреть на сайте ведомства. Это передаточные документы — ТОРГ-12, УПД, акт выполненных работ/ оказанных услуг и сопутствующие им корректировочные формы.
Утверждаются требованиям к форматам электронных отчетов. В частности Приказ ФНС России от 24.12.2020 № ЕД-7-26/945@ вносит изменения в формат электронного расчета 6-НДФЛ (xml).
Для чеков онлайн-касс тоже существуют требования к форматам (приказ от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@).
Обычно такая информация пользователям не особенно интересна. Но проблема в том, что если вовремя не обновить свою учетную программу, где формируется отчетность или электронные документы, то при отправке вам будет выдана ошибка о неверном формате файла. И пока вы не проведете обновление и не переформулируйте документы, отправить их не сможете.
Отправлять чеки не соответствующие формату (для этого потребуется обновить прошивку кассы) в ОФД либо не получится (также будет отражаться ошибка), либо даже если они уйдут ФНС посчитает это нарушением. Нарушение = штраф.
Влияние на ЭДО со стороны государстваАстрал Отчет 5.0 для отправки отчетности во все контролирующие органы, автоматическое обновление, всегда актуальные формы в нужном формате.
Мы уже сказали, что бюджетников сплошь и рядом переводят на электронный формат. В той же поликлинике врачу нужно заполнять ваши данные в специальной системе, ФСС принимает больничные в электронном виде, можно получить в электронном формате выписку из ЕГРЮЛ, реестра недвижимости, вообще многие документы переходят в электронный вид.
Для коммерческих организаций ФНС разработала Концепцию развития ЭДО, о которой мы уже рассказывали. На что она направлена:
- Разработка востребованных форматов электронных документов — это то, о чем мы сейчас говорим. Документы будут максимально стандартизированы и переведены в электронный вид.
- Создание условий комфортного использования различных видов электронной подписи — первый шаг к этому — бесплатное получение ЭП руководителями организаций и ИП в налоговой службе. Для этого необходимо предварительно записаться на визит в ФНС, прийти лично с заявлением на выпуск КЭП, паспортом и СНИЛС. В качестве носителя ключа можно принести с собой USB типа А (Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ и другие, соответствующие установленным требованиям).
Астрал-ЭТ это электронная подпись для отправки отчетности, работы с ЭДО, участия в торгах, получения госуслуг и других случаев. Простая заявка, быстрый выпуск, безбумажное продление.
- Создание единых технологических правил обмена документами.
- Создание единых правил хранения электронных документов и последующего представления с подтверждением юридической значимости. Сейчас вопрос хранения электронных документов поднимают часто. Например юрлицу потребовалось передать в ИФНС документы на проверку за 2018 год, но сертификаты к ним давно закончились, приходится обращаться к оператору, чтобы разобраться что в такой ситуации делать и как подтвердить легитимность ЭЦП и сертификата на момент подписания документа и то, что хранился он в неизменном виде.
- Стандартизация электронного документооборота между хозяйствующими субъектами. Т.е. если сейчас каждая организация может разработать собственные формы и бланки документов, то в будущем для удобства обмена ФНС хочет все их свести к единым стандартам. Сложно сказать хорошо это или плохо.
Есть и другие цели, например, организация международного обмена документами.
Не только бизнес становится цифровым. Мы с вами каждый день пользуемся различными платформами и сервисами, оказывающими электронные услуги и присылающими нам документы в электронном виде. К примеру, при заказе еды можно получить чек на электронную почту, самозанятые используют приложение Мой налог, чтобы передавать своим клиентам чеки и отражать платежи, с его помощью можно и налог оплатить, после получения извещения от ФНс о его сумме (тоже в виде электронного письма).Если интересно просчитать будет ли вам выгоден ЭДО — воспользуйтесь калькулятором на сайте ФНС.
А скоро и паспорта будут цифровыми — пилотный проект в Москве по внедрению электронных паспортов собираются запустить до конца этого года.