Сложности КЭДО и как их избежать

Насильно никого не оцифровывают

Поправки в ТК, внесенные законом от 22.11.2021 № 377‑ФЗ, окончательно разрешили вопрос о возможности электронного обмена кадровой документацией между сотрудником и нанимателем.

Электронный КЭДО пока не стал обязательным! Решение о «цифровизации» каждый работодатель принимает сам. В законе лишь описывается процедура ведения КЭДО с уже имеющимися и новыми сотрудниками, собственно процесс перехода, требования к электронным подписям (ЭП), используемые сервисы.

Проблема № 1: согласны могут быть не все

Если не все сотрудники будут согласны на КЭДО, то вы как работодатель не сможете осуществить полноценный переход.

Все бы упростилось, если бы для «оцифровки» достаточно было бы просто издать соответствующий локальный акт, но закон обязывает учитывать мнение профсоюза (ст. 372 ТК), получать согласие сотрудников (за исключением сотрудников без стажа по состоянию на 1 января 2022 ). Когда уведомлять, когда переходить — вы определяете сами.

Если кто-то из сотрудников или не согласится, или не ответит на уведомление, то с ним придется продолжать «общаться» на бумаге.То есть неизбежно будет иметь место «раздвоение» кадрового документооборота и усложнение процесса текущего хранения дел по личному составу (происходит раздвоение номенклатуры для «бумаги» и для электронного формата).

Так что для «оцифровки» придется проводить пропаганду этого нового формата взаимодействия, заинтересовывать, демонстрировать удобство, разрабатывать инструкции и т. п. Практика показывает, что этот подводный камень можно обойти, если провести сперва тестовое введение КЭДО, на отдельном участке или подразделении (хотя и тут есть нюансы).

Лучше всего оценить преимущества КЭДО поможет оператор, который сам перешёл на КЭДО. Работая с Калугой Астрал, вы минуете все подводные камни и оцените плюсы КЭДО. Без минусов.

Возможно, кому-то это покажется нонсенсом, но так и есть: согласие на применение КЭДО надо получать в традиционном виде, на бумажном носителе. И это может быть проблемой там, где сотрудники уже привыкли подписывать документы в «цифре». Многих пугают денежные и трудозатраты на получение классических подписей, но утешает то, что это надо сделать лишь раз.

Проблема № 3: не все можно оцифровать

Положения статьи 22.1 ТК называют документы, которые «оцифровывать» все равно нельзя — в частности, документация по инструктажам, связанным с охраной труда, относительно имевших место несчастных случаях, — и, как ни странно, приказы об увольнении.

О приеме на работу приказы не обязательно составлять, трудовой договор тоже допустимо оформлять в «цифре», но приказы об увольнении извольте составлять по-прежнему на бумаге, да еще и с подписью от руки. Ну и трудовую книжку, если работник не хочет «получать» электронную. Так что работы кадровикам хватит.

Проблема № 4: бумаги меньше не станет

По крайней, на первый порах. Выше уже было сказано о том, как может помочь тестовое внедрение КЭДО, на отдельном участке или подразделении.

При выборе участка или подразделения, как правило, предпочтение отдается тем, где чаще всего возникают проблемы с документооборотом при удаленном взаимодействии, или наиболее «продвинутым» (айти), или заинтересованным (кадры). На примере образцово-показательных участков проще сформировать общественное мнение и сподвигнуть остальных сотрудников «оцифроваться».

Однако тут возникает необходимость или оформлять полный комплект документов по КЭДО, и тогда выбранная группа уже полностью переходит на «цифру», или не оформлять, но в процессе тестирования изготавливать дубли на «бумаге». То есть сэкономить на бумаге «здесь и сейчас» не получится, об этом надо помнить.

Проблема № 5: нужны ЭП

Тут ничего не попишешь: работодатель обязан, сначала потратившись на изготовление и внедрение ЭП, потом и нести затраты на их хранение, отслеживать срок действий ЭП и предпринимать действия по своевременной замене — в любом случае потратиться придется. Этот момент надо учитывать, оценивая эффективность и экономию перехода на КЭДО. Впрочем, у работодателя усиленная ЭП должна быть по-любому, да и у сотрудников уже могут быть ЭП. Напомним, что работодателю доступны следующие усиленные подписи:

• квалифицированная (УКЭП);
• неквалифицированная (УНЭП) ,

а сотрудники вправе использовать и простую электронную подпись (ПЭП), при условии заключения соглашения относительно ее использования. Ниже приведены примеры документов, которые следует подписывать лишь определенными ЭП.

Если речь идет о подписании иных, помимо перечисленных в таблице, документов, то работодатель может использовать УНЭП, а работник — УНЭП или ПЭП (при условии подписания соответствующего соглашения и соблюдения требований конфиденциальности). Еще раз подчеркнем, что, получение ЭП оплачивает работодатель, но если у сотрудника имеется УКЭП, то ее не возбраняется использовать и для КЭДО.

ЭП — от 150 до 450 руб. — в сервисе API УНЭП от «Калуга Астрал», с помощью которого работодатель может массово выпустить электронные подписи сотрудникам и отследить их готовность.

Придется обеспечивать сохранность электронных документов. Если вы используете свою информационную систему или скачиваете кадровые документы из внешней системы КЭДО, то нужно позаботиться о безопасности хранения электронных документов (резервное копирование, антивирус и т. д.)

Проблема № 7: выбор правильной платформы

Да, проблема выбора платформы не теряет своей актуальности даже в отсутствии официальной идеологии. Заявлено, что для КЭДО можно использовать как свою внутреннюю систему, так и сервис «Работа в России» (который, как известно, все равно станет обязательным — по крайней мере для вакансий и отчетов по квотированию).

С использованием «Работы в России» связано минимум две подпроблемы:

1. логично предположить, что придется отбирать отдельные согласия на обработку персональных данных сотрудников (их данные помещаются на внешний ресурс), и не факт, что согласие дадут все;
2. придется прорабатывать вопрос безопасности с размещением внутренних документов на сторонних ресурсах.

Это не говоря о том, что и документы по работе люди, имеющие ЭП, получают в ЛК на госуслугах, а взаимодействие «Работы в России» и систем работодателя с госуслугами запланировано лишь на сентябрь 2022 года. То есть, строго говоря, до этого времени нет возможности совмещать работу на этих платформах в т. ч. для использования ЭП.

КЭДО с Калуга Астрал — это по-настоящему удобно. Обеспечиваем полный процесс КЭДО: от выпуска ЭП сотрудникам до хранения электронных документов.

И все-таки нельзя не отметить, что даже если прямо сейчас работать по-старому кажется проще, то курс на цифровизацию взят всерьез и надолго, к чему подвигает и рост цен на бумагу, расходники и оргтехнику. КЭДО позволит сэкономить на бумаге, местах под архивы, позволит снизить временные и денежные затраты на личные встречи, ускорит согласования и в целом документооборот.

Главное в этом процессе — выбрать правильного поставщика услуг. И дело не только в передовой технической оснащенности оператора КЭДО — это подразумевается по умолчанию, — дело еще и в готовности обеспечить организационную часть подготовки к запуску КЭДО, что куда сложнее простой технической реализации.