Когда можно оформить возвратную накладную
Возвратная накладная оформляется при возврате товара от покупателя к поставщику. Право сторон сделки на возврат товара может быть основано на законе или договоре.
Гражданское законодательство предусматривает право покупателя вернуть поставщику товары, если они не соответствуют согласованным в договоре требованиям к качеству (п. 2 ст. 475 ГК РФ), ассортименту (п. 3 ст. 468 ГК РФ), комплектации (п. 2 ст. 480 ГК РФ), упаковке (п. 3 ст. 482 ГК РФ).
В договоре можно закрепить и другие основания:
- истечение срока годности;
- невозможность реализации;
- задержка оплаты;
- несоответствие качественного товара производственным целям покупателя;
- обновление ассортимента и т.д.
Товар можно вернуть полностью или частично даже в том случае, если покупатель уже оплатил поставку.
Какими документами оформить возврат товаров
Покупатель обязан проверить количество, комплектность и качество товаров непосредственно при приёмке или после неё в установленный договором или законом срок (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ). Если недостатки выявлены в процессе приёмки до оприходования, достаточно оформить акт о расхождениях по количеству и качеству полученных товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 или другой подобный документ.
Если основания для возврата возникли после оприходования, в том числе на временное хранение, следует оформить товаросопроводительный документ — возвратную накладную.
Необходимо документально зафиксировать основания возврата. При возврате некачественного или некомплектного товара можно составить акт о выявлении скрытых недостатков или претензионное письмо, при возврате качественных товаров по условиям договора или по дополнительному соглашению сторон сделки — предусмотренные соглашением акты, письма и прочие документы. На эти документы следует сослаться в возвратной накладной и при необходимости приложить их.
Порядок составления возвратной накладной не зависит от причины возврата. Все дополнительные обстоятельства должны быть изложены в документах, на основании которых покупатель возвращает товар, в том числе качественный, поставщику.
Как оформить возвратную накладную
Возвратная накладная поставщику не имеет унифицированной формы. Обычно в случае возврата заполняют форму ТОРГ-12, но можно использовать и другой бланк:
- ТОРГ-2 — для оформления российских товаров до того, как вы поставили их на учёт,
- ТОРГ-3 — для таких же операций, но для импортной продукции.
Как заполнить возвратную накладную
В 2023 году возвратная накладная должна содержать:
- номер и дату составления,
- наименование продавца и покупателя,
- основание для возврата,
- характеристики товара: название, количество, единицу измерения,
- сумму,
- подписи сторон.
Поставщиком и грузоотправителем при возврате товаров выступает покупатель по договору. Наименование, адрес и банковские реквизиты указываются в соответствующих графах. При этом данные грузоотправителя заполнять необязательно.
В графе «Грузополучатель» указываются наименование и реквизиты поставщика по договору. Он же является и плательщиком, если покупатель возвращает оплаченную продукцию и намеревается получить обратно деньги. Если возврат денег не предполагается, графу «Плательщик» можно не заполнять.
Графа «Основание» — самая важная в возвратной накладной. Здесь нужно указать содержание операции — «Возврат товаров», а также подробно перечислить:
- номера и даты накладных, по которым получены возвращаемые ТМЦ;
- номер и дату договора;
- наименования и реквизиты актов, дефектных ведомостей, писем и прочих документов, предусмотренных законом или договором.
Возвратной накладной присваивается номер в соответствии с принятой в организации системой нумерации. Если товар отправляется автомобильным транспортом, указываются номер и дата транспортной накладной.
Товарный раздел заполняется в полном соответствии с данными накладных, по которым товары были приняты к учёту. Накладная должна давать возможность однозначно установить соответствие между ранее поставленным и возвращаемым имуществом. Поэтому наименование, единицы измерения и упаковки, стоимость должны совпадать с указанными в первоначальной накладной. То есть товар возвращается на тех же условиях, на которых был приобретён.
Кто должен подписать возвратную накладную
Руководитель и главный бухгалтер разрешают отгрузку по возвратной накладной своими подписями. Факт отгрузки фиксируется подписями материально ответственного лица и получателем — представителем контрагента или сотрудником транспортной организации.
Если документ оформляется в электронном виде, он должен быть подписан электронной подписью ответственных лиц.
Скачать образец заполнения возвратной накладной
Продолжается постепенный переход на электронный документооборот в логистике. С 1 сентября 2022 года все желающие могут оформлять транспортную накладную в электронном виде, а с 2024 года ЭТрН станет обязательной для всех.
«Калуга Астрал» предлагает готовые решения для перехода на ЭПД. Они позволяют обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.