Онлайн-касса: как выбрать оборудование для магазина

Ирина продаёт товары для рукоделия, и у неё свой небольшой магазин. Она ведёт весь свой бизнес сама: закупает и отпускает товар, рассчитывает и уплачивает налоги и взносы, сдаёт отчётность, ведёт рекламную группу в соцсетях. У неё обычная касса старого образца.

Но с 1 июля 2021 года онлайн-кассы станут обязательными для последней незатронутой категории малого бизнеса — ИП без сотрудников. Поэтому Ирине необходимо подготовиться и выбрать ККТ для своего магазина. Поможем ей в этом нелёгком выборе.

Зачем нужна онлайн-касса

54-ФЗ обязывает предпринимателей применять онлайн-кассы — то есть, кассы с фискальными накопителями, передающие в ФНС информацию о каждой продаже товаров или услуг. ККТ необходима, чтобы работать в соответствии с этим требованием закона.

Онлайн-касса освобождает владельца от объёмной отчётности по кассовым операциям — данные сразу поступают в ФНС через оператора фискальных данных. Благодаря этому отпадает необходимость в плановых проверках налоговиков.

Виды онлайн-касс

Итак, Ирина убедилась, что онлайн-касса — это не прихоть законодателей, а действительно полезный инструмент. Она решила заказать кассу в интернете, но оказалось, что существует множество видов ККТ:

• Автономные кассы. Они внешне напоминают калькулятор — у них маленький экран и кнопки, а также очень маленькая память. На такую кассу не получится установить современную кассовую программу, поэтому функции её очень ограничены. Это бюджетный вариант онлайн-кассы.
• Смарт-терминалы. По сути — это планшеты на операционных системах Android или Windows, в которые встроены чековый принтер и фискальный накопитель. У них нет технических ограничений, и на них устанавливается современное кассовое ПО. Такой вариант удобен, но стоит дороже.
• Фискальные регистраторы. Это принтер для печати чеков с фискальным накопителем внутри. Для того чтобы его использовать, необходимо внешнее устройство с кассовой программой — компьютер, ноутбук или планшет.
• Облачные кассы. У них нет физической основы ─ кассового аппарата, поэтому их применяют только в онлайн-продажах товаров и услуг. Используются такие онлайн-кассы на условиях аренды, поскольку оборудование расположено в специальных центрах. Регистрация онлайн-кассы на сайте ФНС проводится на арендатора ККТ.

А ещё они отличаются по способу управления — сенсорные и кнопочные, по габаритам — стационарные и мобильные, по способу подключения к интернету — через модем 2G, 3G или 4G, Ethernet или Wi-Fi. Также отличаются кассовые программы для ККТ. Как же среди такого многообразия выбрать кассу, которая подойдёт маленькому магазину Ирины?

Чек-лист: критерии выбора онлайн кассы

Технические особенности помещения

Прежде всего стоит проверить:

• тип интернет-связи в салоне или торговой точке (проводная, Wi-Fi, сотовая). Если интернета нет, нужно узнать, возможно ли его провести;
• наличие и количество электрических розеток;
• как часто бывают перебои с интернетом и электричеством.

С учётом этих особенностей следует подбирать модель кассы, в которой есть поддержка Wi-Fi, мобильного или стационарного интернета, возможность работы от аккумуляторов или от электрической сети.

У Ирины в магазине достаточно розеток и есть беспроводной интернет. Она может приобрести кассу, которая работает от сети и не нуждается в зарядке.

Работа с номенклатурой

Чем больше у магазина ассортимент, тем больше внимания следует уделить этому критерию.

На кассе легко должны:

• создаваться карточки на новые товары;
• редактироваться информация и цены в действующих карточках;
• добавляться позиции в чек, для чего нужен удобный поиск товаров по базе.

На некоторых автономных кассах это невозможно без остановки продаж и помощи сторонних специалистов, что чревато убытками.

В большинстве современных онлайн-касс карточки товаров создаются прямо на кассе или в личном кабинете.

Если есть справочник товаров, то работать с номенклатурой ещё проще — достаточно отсканировать штрих-код, и касса заполнит карточки товаров автоматически. Ирине останется только проставить цены.

Они бывают бесплатные и платные. Базовая прошивка кассы может включать в себя только основную функцию — пробить чек и отправить в ФНС, а за дополнительные возможности — например, добавить в чек код маркировки или другие реквизиты, обязательные для некоторых видов бизнеса — придётся доплачивать разово или ежемесячно.

Стоимость и способ обновлений

Законы постоянно обновляются: меняются ставки налогов, требования к реквизитам чека, формат фискальных документов и т.д. Онлайн-касса должна подстраиваться под эти обновления, чтобы у Ирины не возникло проблем с законом.

Обновление кассы может быть автоматическим или требовать вмешательства специалистов и остановки продаж. Последнее касается в основном автономных касс — в остальных видах ККТ обновления происходят автоматически. Некоторые разработчики берут за это отдельную плату — это необходимо выяснить заранее и учитывать при покупке.

Плата за работу с маркировкой

Если обязательная маркировка товаров распространится на товары для рукоделия, это будет важным критерием для Ирины. В зависимости от поддержки работы с маркировкой кассы делятся на 4 типа:

• не поддерживают работу с маркированными товарами;
• поддерживают только продажи — добавление кода в чек и передача данных в ОФД;
• поддерживают полный цикл работы с маркировкой — продажи получение документов из ЭДО;
• подстраиваются под потребности пользователя — ненужные функции можно отключить и активировать только тогда, когда они понадобятся.

Работа с маркировкой почти во всех кассах платная. Но Ирину это пока не касается.

Товароучётная система формирует отчёты о продажах за смену автоматически и всегда содержит актуальную информацию об остатках. Это важно для большого магазина, где много единиц товара, и в разные смены работают разные сотрудники. Также товароучётная система необходима тем, кто продаёт алкоголь и передаёт информацию в ЕГАИС. В этом случае необходимо выяснить:

• встроен ли в кассу товароучет с модулем ЕГАИС или придется устанавливать приложения для работы отдельно. Во втором случае возможны проблемы при интеграции;
• нужно ли платить за интеграцию с ЕГАИС и сколько стоит товароучетная система и её обновления;
• что «умеет» сервис по товароучету алкоголя.

Поскольку Ирина не продаёт алкоголь и работает без сотрудников, этот критерий для неё не важен.

Техподдержка бывает бесплатной, с платой за период или за обращение. Она может работать 24/7 без выходных или в установленный промежуток времени, не работать в выходные и праздничные дни.

Обращение можно сделать:

• на почту;
• по телефону;
• на горячую линию;
• в чате;
• через специальную форму на сайте.

В некоторых компаниях специалисты могут подключиться к кассе через удалённый доступ, чтобы быстрее помочь с решением проблемы.

Экономия на эквайринге

Ирина принимает оплату картой через терминал эквайринга. Но это можно делать и через онлайн-кассу с помощью системы быстрых платежей. Комиссия банков за оборот через СБП составляет всего 0,4 ─ 0,7 %, что значительно ниже ставок эквайринга: 1,9 ─ 2,5 %.

Если в онлайн-кассу встроена функция приёма платежей через СБП, Ирина сэкономит на банковских комиссиях, что немаловажно для небольшого магазина.

В некоторых кассах интеграции с бухгалтерскими решениями и CMS для создания сайтов уже настроены, пользователю остаётся только подключить нужное решение.

Если касса обменивается информацией с программами для ведения учёта, Ирине не придётся:

• вручную вводить данные о проданных товарах и полученной выручке;
• повторно приходовать в магазине товары, документы на которые были проведены в бухгалтерской программе.

Также Ирина планирует в будущем открыть свой интернет-магазин товаров для рукоделия. Ей удобно интегрировать кассу с сайтом:

• всегда будут актуальные остатки в кассе и карточках товаров онлайн-магазина;
• в случае изменения остатков и цен данные одновременно поменяются в кассовой программе и в интернет-магазине.
• возможен приём платежей на сайте и отправка электронных чеков.

Выбрать подходящую онлайн-кассу Ирина сможет в интернет-магазине.