Перемены в госзакупках — обязательный электронный документооборот

Можно сказать, вот она — Концепция о внедрении ЭДО в действии. Хотя пока подход как при маркировке — сейчас идет, так сказать, экспериментальный период и подключаться можно по желанию, а потом — обязательно, но все равно привыкать к новому нужно уже сейчас. Вспомните, какой была сумятица, когда стала обязательной регистрация в ЕИС. Те, кто в последний момент ринулись подключаться, столкнулись с намертво зависающим сервисом и невозможностью участвовать в закупках. Проще говоря — готовьте сани летом.

Планировалось, что ЭДО в госзакупках заработает уже с 1 апреля, но пока ведомства не готовы к полноценному электронному обмену документами. Сейчас еще на согласовании проект Распоряжения Правительства РФ, в котором перечислены 66 ведомств, обязанные в 2021 году включить в контракты возможность формирования и подписания документов в электронном виде. В список вошли, например:

• Министерство промышленности и торговли Российской Федерации;
• Министерство культуры Российской Федерации;
• Министерство здравоохранения Российской Федерации;
• Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации;
• Федеральная служба по труду и занятости;
• Федеральное агентство по туризму;
• Министерство внутренних дел Российской Федерации;
• Федеральная служба исполнения наказаний;
• Федеральная служба судебных приставов;
• Министерство спорта Российской Федерации и другие.

Остальным госучреждениям рекомендуется также включать такое условие в контракты.

ЭДО в ЕИС

Сейчас участники торгов знают, что в электронном виде к ним поступает на подпись контракт (если, конечно, выиграть аукцион). Его можно скачать, просмотреть, если обнаружены ошибки — направить протокол разногласий.

На электронной площадке и в ЕИС фиксируются все стадии заключения контракта и сроки. Например ЭТП сообщит, что вам поступил контракт на подпись и срок, до которого его нужно подписать или отправить протокол.

Благодаря тому, что большая часть сведений системой заполняется автоматически, меньше риска допустить критическую ошибку.

Преимущества ЭДО в ЕИС для поставщика

• меньше времени и ресурсов на подготовку документов;
• меньше риск ошибок;
• прозрачный документооборот;
• электронный документ не потеряется;
• практически нет затрат на отправку.

Преимущества для заказчика также очевидны — ускорение обмена документами с исполнителем, поставщиком, полный контроль отправки документов и сроков, автоматизированная проверка и идентичность информации, возможность систематизировать полученные данные для аналитики.

Как подключиться к ЭДО в ЕИС

Для начала стоит уточнить, а могут ли предоставить возможность использовать ЭДО заказчики. Например, вы участвуете в аукционе, можно заранее узнать информацию от лица, ответственного за закупку (указывается в аукционной документации).

Если вы уже выиграли аукцион — обратитесь к заказчику с просьбой указать в контракте возможность обмена документами через ЭДО, при условии, что такая техническая возможность имеется.

Для настройки со стороны поставщика достаточно зайти в «Личный кабинет» ЕИС и включить пункты просмотра контрактов, создания и подписи закрывающих документов.

Обратите внимание! Эти опции будут доступны, только если заказчик предусмотрел возможность электронного актирования для конкретного контракта.

Для подключения ЭДО необходимо:

• выбрать оператора ЭДО (убедитесь, что выбранный оператор работает с конкретной ЭТП);
• подключиться к выбранному оператору, подав ему заявку и оплатив счет;
• настроить ПК для работы;
• авторизоваться в системе с помощью электронной подписи.

Используйте для обмена документами веб-сервис Астрал.ЭДО — все организации в одном кабинете, бесплатный роуминг, работа с любого компьютера и даже со смартфона.

После того, как контракт будет выполнен нужно войти в «Личный кабинете» ЕИС, выбрать контракт и сформировать акт. Часть данных будет заполнена автоматически. Затем необходимо подписать акт ЭЦП и отправить заказчику.

Заказчик в свою очередь проверяет документ, если находит несоответствия, то направляет акт с замечаниями обратно, если претензий нет — подписывает со своей стороны ЭЦП. После того как обязательства выполнены, информация об исполнении контракта передается в реестр.

ЭДО с оператором ЭТП

Электронный площадки уже активно используют ЭДО. С его помощью они отправляют бухгалтерские документы участникам закупок — счета, акты, УПД.

Такую возможность предоставляют все федеральный торговые площадки:

• АГЗ РТ
• АО «ЕЭТП»
• АО «РАД»
• Национальная электронная площадка
• АО «Сбербанк-АСТ»
• ЭТП ТЭК-Торг
• РТС-тендер
• ЭТП Газпромбанк
• АСТ ГОЗ

Последняя — для проведения торгов по гособоронзаказу.

У коммерческих ЭТП нужно уточнять возможность электронного взаимодействия.

Важно! Уточните на ЭТП список операторов, с которыми она работает.

Обязательный ЭДО в закупках ждет только участников торгов по 44-ФЗ, те, кто проводит закупки по 223-ФЗ, смогут применять ЭДО по желанию.

Т.к. по 223-ФЗ принимать участие в закупках могут коммерческие компании, то нелишним будет использовать кроме электронного документооборота и другие сервисы. Про проверку контрагентов только глухой не слышал. А в закупках часто фигурируют крупные суммы, способные заинтересовать проверяющих. К тому же, по контрактам в качестве исполнителей, субподрядчиков часто привлекают дружественные организации. Создается цепочка исполнителей. И если ее участники — плательщики НДС, то это кладезь для налоговой для проверок и доначислений.

Если контрагентов у вас не 2-3, а десятки и сотни, то проверять всех вручную — не лучшая идея. Тем более, что информация может измениться буквально за один день. Сегодня — все хорошо, а завтра ваш клиент в списке банкротов.

Автоматизировать проверку поможет Астрал.СКРИН — online-сервис для проверки контрагентов на благонадежность и оценки их финансового состояния. Отчет сервиса можно использовать в качестве доказательства добросовестности для налоговой службы, как дополнительную защиту в суде или аргумент при выборе между несколькими поставщиками товаров или услуг.

С помощью сервиса также можно найти информацию об участии компаний в тендерах.

Если вы новички в закупках и еще не успели разобраться что к чему, то стоит пройти онлайн-курс «Работа на ЭТП для любого бизнеса».

Или вообще передать участие в закупках на аутсорс (да, и такое возможно) . Подключайтесь к Астрал.Тендер и начинайте работу при поддержке специалистов.

• Планирование и подбор тендеров для вашей сферы бизнеса;
• Сопровождение всех типов тендеров;
• Мониторинг закупок;
• Техническая поддержка пользователей 24/7.

Все от аналитики до юридического сопровождения и финансового обеспечения сделок.