Расчетные листки: вкратце о главном
Расчетный листок документ, который выдается сотруднику при каждой выплате зарплаты. В нем содержится информация:
-
о составных частях заработной платы;
-
об иных суммах, начисленных работнику – включая компенсацию за нарушение работодателем срока перечисления зарплаты, отпускных, увольнительных и других выплат, которые положены работнику;
-
о суммах и основаниях удержаний с зарплаты, если они были;
-
об общей сумме дохода, которая подлежит перечислению работнику.
Целью выдачи расчетного листка является предоставление работнику информации о том, из чего сложилась его очередная заработная плата.
Обязанность направления сотруднику этого документа прямо предусмотрена ч. 1 ст. 136 ТК.
Указанную выше информацию работодатель направляет сотруднику в письменной форме раз в месяц, при выплате зарплаты за отработанный период (письмо Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1).
Унифицированной формы расчетный листок не имеет и разрабатывается работодателем самостоятельно. Если в организации действует профсоюз, то форма расчетного листка должна быть согласована с ним (ч. 2 ст. 136 ТК).
Что касается порядка направления расчетного листка сотруднику, то действующим законодательством он не определен. В связи с этим работодатель вправе сам решить, как уведомлять своих работников о сумме выплат, полученных за отработанный период.
Разберем более детально все способы направления расчетного листка сотрудникам с учетом последних разъяснений Минтруда.
Способы направления расчетного листка сотруднику в 2023 году
Уведомить своего работника о сумме выплат и удержаний за отработанный месяц работодатель может:
-
В письменном виде.
Стандартный, но уже устаревший вариант. Работодатель формирует расчетный листок в бумажном виде и передает его работнику в руки. Этот вариант неудобен тем, что отнимает много времени и сил на подготовку и раздачу листков сотрудникам.
-
В электронной форме с помощью КЭДО.
Документ направляется сотруднику в электронной форме в заранее сформированный личный кабинет, где он может с ним ознакомиться. Этот вариант самый оптимальный, так как он не только экономит время на подготовку и рассылку листков, но и обеспечивает дополнительную защиту персональных данных сотрудника от возможной утечки информации.
Астрал iКЭДО обеспечит весь процесс кадрового делопроизводства от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения документов. Сервис кадрового ЭДО предоставляет личные кабинеты сотрудникам, где будут храниться все их документы. Настраиваются маршруты согласования перед подписанием и предусмотрена функция множественного подписания одного документа. УНЭП для сотрудников выпускаются дистанционно. Сервис легко интегрируется с учетными системами компании. Работа с Астрал iКЭДО – это эффективное решение для руководителей, сотрудников отдела кадров, HR и работников.
-
В электронной форме на электронную почту (мессенджеры).
Расчетный листок направляется сотруднику на адрес его электронной почты или в выбранный мессенджер. Адрес, по которому сотрудник планирует получать электронный расчетный листок, указывается в трудовом договоре, допсоглашении к нему или в заявлении, которое подается на имя работодателя. Использование этого варианта после недавних разъяснений Минтруда может вызвать споры с проверяющими. Подробнее об этом ниже.
Выбранный способ направления листка должен быть отражен в локальном нормативном акте (ЛНА), например, в коллективном договоре. При этом работодатель не вправе отказаться от этой обязанности, даже если пропишет свой отказ от расчетных листков в ЛНА (письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).
Направление расчетных листков в электронной форме. Последние разъяснения Минтруда
Если раньше контролирующие органы лояльно относились к отправке расчетных листков на электронную почту или в мессенджер (см., например, письмо ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297 и письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560), то теперь Минтруд занял прямо противоположную позицию.
В своем недавнем письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 Минтруд указал на то, что направление расчетных листков в электронной форме допустимо только для тех работодателей, которые перешли на КЭДО. Если организация или ИП не используют кадровый электронный документооборот, то, по мнению Минтруда, они не могут уведомлять сотрудников о сумме ежемесячных выплат и удержаний в электронной форме. Это противоречит трудовому кодексу и ухудшает положение сотрудника, по мнению Минтруда.
Необходимо отметить, что в ТК прямо не прописан порядок направления сотрудникам расчетных листков и, следовательно, электронный формат их передачи, никак не противоречит положениям ТК. Но, учитывая такие разъяснения, продолжение направления расчетных листков по почте вне КЭДО, может вызвать споры с проверяющими.
Переход на КЭДО избавит работодателя не только от возможных проблем с проверяющими, но и:
-
Сократит время на подготовку кадровых документов по всем сотрудникам.
-
Ускорит и упростит процесс ознакомления сотрудников с документами.
-
Избавит работников от необходимости посещения отдела кадров для ознакомления с необходимыми документами.
-
Защитит персональные данные работника от возможной утечки.
-
Исключит риск опечаток и иных ошибок при формировании документов.
-
Увеличит эффективность работы кадровой службы и бухгалтерии.
Подключайтесь к сервису Астрал iКЭДО и отправляйте расчетные листки сотрудникам в один клик.